GDPR – Europeiska dataskyddsförordningen

Fr o m 25 maj 2018 träder GDPR i kraft. Denna dataskyddsförordning är till för att skydda Dig som person genom att reglera vilka personuppgifter som finns lagrade om Dig, samt hur dessa hanteras. Detta påverkar givetvis även Värmlands Släktforskarförening och hur vi hanterar uppgifterna i medlemsregistret. Vi har valt att fr.o.m. 25 maj 2018 och tillsvidare inte tillhandahålla medlemsmatrikeln via vår hemsida Värmlandsrötter. Medlemsmatrikeln kan komma att publiceras då medlemmen givit sitt medgivande därtill.

Vad är en personuppgift

En personuppgift är en uppgift som kan identifiera en nu levande person. Det behöver alltså inte vara en komplett namn- och adressuppgift med personnummer för att det skall anses att personen är identifierbar.

Ansvar

Det är Värmlands Släktforskarförenings styrelse som ansvarar för att personuppgifter hanteras korrekt enligt GDPR.

Kontakt

För att få veta vilka uppgifter som finns registrerade om Dig i vårt medlemsregister kan Du kontakta medlem@varmlandsrotter.se

Värmlands Släktforskarförenings GDPR-policy

Lagrade uppgifter

De personuppgifter som lagras i vårt medlemsregister skall vara det minimum som krävs för att hantera medlemskapet, göra utskick av medlemstidningen VärmlandsAnor samt göra mailutskick i form av inbjudningar/information om medlemsaktiviteter.

De uppgifter som lagras är:

• Personnummer
• Namn
• Adress
• Telefonnummer
• Mailadress
• Inträdesår

Utdrag ur registret eller ändring

Genom att kontakta föreningen har Du som medlem rätt att få se vilka uppgifter som finns lagrade om Dig. Föreningen skall inom 30 dagar tillhandahålla registerutdraget.

Medlemmen har rätt att begära ändring av personuppgift och medgivanden eller begära att få sina personuppgifter raderade. Radering av personuppgifter under pågående medlemskap innebär att medlemstidningen inte kan distribueras.

Medlemsansökan

Vid ansökan om medlemskap via blankett eller formulär på hemsidan framgår tydligt vilka uppgifter som lagras. Där framgår även i vilka sammanhang uppgifterna kommer att användas och man har även möjlighet att välja att inte tillåta mailutskick eller publicering i medlemsmatrikeln. Personuppgifter vidarebefordras inte till annan part.

Ansvar

Det är styrelsen som är personuppgiftsansvariga (PUA) och det är styrelsens ansvar att se till att personuppgifterna hanteras enligt denna policy.

Lagringstid

Personuppgifter lagras under medlemskapet. Av administrativa skäl får personuppgifter lagras i ytterligare 3 månader för att möjliggöra påminnelse om ej erlagd medlemsavgift.

Sockenombud

De personer som åtagit sig rollen som sockenombud har genom denna roll ställt sina kontaktuppgifter till förfogande för att kunna vara behjälpliga i sin roll. Ett sockenombud har möjlighet att välja vilken/vilka av telefonnummer/mailadress/postadress som får publiceras i sockenombudslistan.

Fakturaköp

Vid köp mot faktura krävs att personnummer anges. Detta används för aktuell fakturas behandling.